Klauzula informacyjna w Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Logistyki i Magazynowania dotycząca przetwarzania danych osobowych kontrahentów w związku z zawieraniem umów

Data aktualizacji dokumentu: 7 września 2021 r.

Stosownie do postanowień art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej „RODO”, informujemy, że:

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH I INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Logistyki i Magazynowania (dalej „Łukasiewicz – ILiM”) jest administratorem Twoich danych osobowych
Z Łukasiewicz – ILiM możesz się skontaktować w następujący sposób:

  1. listownie: ul. Ewarysta Estkowskiego 6, 61-755 Poznań
  2. telefonicznie: 61 850 48 90
  3. przez e-mail: office@ilim.lukasiewicz.gov.pl

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą możesz się kontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych oraz korzystaniem z praw, które Tobie w związku z tym przysługują. Z inspektorem możesz się kontaktować przez e-mail: iod@ilim.lukasiewicz.gov.pl

CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Celem przetwarzania Twoich danych jest realizacja wszystkich niezbędnych czynności związanych z zawarciem umowy (porozumienia, listu intencyjnego), dalej zwanych „umową” oraz jej wykonaniem zgodnie z ustaloną treścią i obowiązującymi przepisami prawa.
Przy realizacji wskazanego celu przetwarzane są dane osobowe:

  1. kontrahentów będących osobami fizycznymi;
  2. osób reprezentujących kontrahentów (w tym prokurentów, pełnomocników);
  3. pracowników kontrahentów i współpracowników kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy.

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podstawa prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:

  1. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w związku z zawarciem i wykonaniem umowy, w zakresie danych osobowych Kontrahenta będącego osobą fizyczną;
  2. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w związku z koniecznością wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze (w tym obowiązków podatkowych, ubezpieczeniowych, rachunkowych, archiwistycznych), w zakresie danych osobowych Kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania Kontrahenta (w tym prokurentów, pełnomocników) oraz pracowników i współpracowników Kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy;
  3. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w związku z koniecznością przetwarzania danych osobowych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora w zakresie danych osobowych Kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania Kontrahenta (w tym prokurentów, pełnomocników) oraz pracowników i współpracowników Kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy. Jeśli przetwarzamy dane osobowe dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora to tymi interesami może być prowadzenie własnej działalności, dochodzenie i egzekucja roszczeń, marketing bezpośredni oraz inne formy marketingu lub reklamy czy zapewnienie bezpieczeństwa (np. przy wykorzystaniu monitoringu), informatycznego oraz sieciowego.

ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH

Zakres przetwarzanych danych osobowych Kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania Kontrahenta (w tym prokurentów, pełnomocników) oraz pracowników i współpracowników Kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy obejmuje między innymi: imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu, służbowy adres email oraz NIP lub dane przekazane przez podmiot, z którym zawierana jest umowa.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Przetwarzane dane osobowe uzyskane zostały:

  1. w przypadku Kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania Kontrahenta (w tym prokurentów pełnomocników) – bezpośrednio od tych osób lub z ogólnodostępnych źródeł (rejestry urzędowe, Internet, itd.);
  2. w przypadku pracowników i współpracowników Kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy – bezpośrednio od tych osób, od Kontrahenta lub z ogólnodostępnych źródeł (rejestry urzędowe, Internet, itd.).

INFORMACJA O ODBIORCACH DANYCH OSOBOWYCH

Zdarza się, że w pewnych sytuacjach przekazujemy Twoje dane osobowe innym odbiorcom. Może się tak stać gdy wymaga tego usługa, z której korzystamy (np. usługi IT, finansowe, ubezpieczeniowe, audytowe, kurierskie i pocztowe, niszczenie i archiwizacja dokumentacji, obsługa prawna). Za każdym razem udostępnienie Twoich danych osobowych odbiorcy odbywa się w zgodzie z przepisami RODO.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Standardowo nie przekazujemy Twoich danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Jeśli jednak dochodzi do takiego przekazania to zawsze następuje to zgodnie z przepisami RODO.
Łukasiewicz -ILiM korzysta z Microsoft Office 365, co może spowodować przekazanie Twoich danych osobowych do państwa trzeciego. Regulamin korzystania z Usług Online w zakresie MS Office 365 oraz zobowiązania w odniesieniu do przetwarzania i zabezpieczania danych użytkownika oraz danych osobowych przez usługi online określa dokumentacja Microsoft.

OKRES, PRZEZ KTÓRY DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZECHOWYWANE

Twoje dane osobowe przechowujemy do czasu zrealizowania przez nas celu w jakim to przetwarzanie jest realizowane. Okres przetwarzania wynika również z przepisów prawa.

TWOJE PRAWA

Osobom, których dane przetwarzamy przysługuje prawo do żądania od ŁUKASIEWICZ-ILiM danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie obywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami. Musisz wiedzieć, że RODO szczegółowo reguluje kiedy możesz ze swoich praw skorzystać. Jako administrator zawsze analizujemy czy zachodzą przesłanki abyś mógł skorzystać ze swoich uprawnień.

SKARGA DO PREZESA UODO

Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do złożenia skargi związanej z przetwarzaniem jej danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie danych osobowych jest wymagane do zawarcia umowy. Niepodanie danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia umowy.

ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI, W TYM PROFILOWANIE

Jako administrator nie przetwarzamy danych osobowych w sposób polegający na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym na profilowaniu.

OBOWIĄZEK PRZEKAZANIA INFORMACJI O KLAUZULI

Kontrahent dysponujący danymi osobowymi osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane w związku z zawarciem umowy oraz jej wykonaniem zgodnie z ustaloną treścią i obowiązującymi przepisami prawa zobowiązany jest zapoznać te osoby z teścia niniejszej klauzuli.